Vaga para Gestor(a) de Administração (m/f)

A Segula Technologies encontra-se a recrutar um(a) Administration Manager para supervisionar e otimizar os fluxos de trabalho administrativos, a gestão financeira de base, a governação de dados, a conformidade com as normas de SHERQ e a coordenação de equipas em ambiente industrial/operacional.

• Detalhes da Oportunidade e Condições:

  • Empresa: Segula Technologies

  • Tipo de Contrato: Permanente (Permanent Contract)

  • Área de Atuação: Administração Geral, Operações e Gestão de Escritório / Setor Industrial

  • Política de Transparência: Processo gerido diretamente pela empresa contratante.

• Requisitos e Qualificações:

  • Habilitações Literárias:

    • Obrigatório: Diploma ou Licenciatura em Administração de Empresas, Gestão de Escritório (Office Management) ou Contabilidade/Secretariado.

    • Preferencial: Certificação em Gestão de Escritório, Administração de Registos ou Power BI.

  • Experiência Profissional:

    • Mínimo de 5 anos de experiência abrangente em administração, incluindo 2 a 3 anos em funções de supervisão ou chefia.

    • Experiência prévia em ambientes operacionais de logística, industriais ou de gestão de resíduos constitui uma forte vantagem preferencial.

  • Competências Técnicas:

    • Domínio avançado do pacote MS Office.

    • Conhecimentos práticos de sistemas ERP e ferramentas de gestão documental.

  • Competências Principais:

    • Supervisão de operações de escritório e gestão de fluxos administrativos.

    • Administração financeira (Contas a receber/pagar, faturação, entradas de folha de pagamento e controlo orçamental).

    • Reporte multi-departamental, governação de dados e monitorização de KPIs.

    • Gestão de fornecedores, contratos e relacionamento com clientes.

    • Suporte à conformidade de SHERQ e preparação para auditorias.

    • Coordenação de equipas, coaching de funcionários e resolução de conflitos.

• Principais Responsabilidades da Missão:

  • Administração de Escritório e Operacional: Gerir fluxos de trabalho diários, manutenção de instalações e ativos, controlo de documentos, horários de pessoal e suporte administrativo durante auditorias operacionais, de segurança e regulatórias.

  • Administração Financeira (AR/AP e Folha de Pagamento): Supervisionar devedores e credores, gerir faturação e cobranças, resolver discrepâncias de faturação/fornecedores, manusear fundo de maneio e preparar dados de entrada para o processamento de salários.

  • Reporte e Governação de Dados: Consolidar e distribuir relatórios semanais/mensais operacionais, financeiros, de combustível, movimento de ativos e de SHERQ; manter dashboards centrais, integridade de dados e assegurar submissões estatutárias/regulatórias atempadas.

  • Gestão de Fornecedores e Contratos: Supervisionar a integração de fornecedores, conformidade contratual (ordens de compra, variações, faturação), SLAs de instalações, avaliações de fornecedores e coordenar com compras para mitigar riscos comerciais.

  • Relações com Clientes e Stakeholders: Servir de ponto de contacto principal para dúvidas administrativas e reclamações de clientes; coordenar interações entre operações de site e autoridades regulatórias externas, líderes comunitários e empreiteiros.

  • Suporte à Conformidade de SHERQ: Aplicar políticas de segurança e ambientais nas operações de escritório, auxiliar em auditorias/inspeções de segurança, rastrear dados de incidentes e promover uma cultura de segurança em primeiro lugar entre o pessoal administrativo.

  • Liderança de Equipas: Liderar, mentorar e supervisionar o pessoal administrativo, alocar tarefas diárias, conduzir avaliações de desempenho e gerir processos de recrutamento, integração e planos de formação.

• Formalização e Submissão da Candidatura:

  • Método de Candidatura: As candidaturas devem ser submetidas diretamente através do link oficial da plataforma de recrutamento.

  • Link de Acesso: Job Segula Technologies – ADMINISTRATION MANAGER Permanent Contract (ou através do portal oficial de carreiras indicado).